Para garantir que todos no escritório estejam caminhando para a mesma direção, adotar novos modelos de gestão e utilizar a metodologia de OKRs é uma grande alternativa.

É mais do que comprovado, quando não se tem objetivos claros e prioridades bem definidas, fica muito mais difícil alcançar os resultados planejados.

Aqui na JUSTTO, ouvimos com certa frequência de alguns gestores de escritórios as dificuldades existentes na hora de planejar e gerir os projetos de suas áreas. Por este motivo, queremos compartilhar um pouco do nosso conhecimento sobre a metodologia de OKR (Objective Key Results).

No ano passado, nós adotamos a metodologia de OKRs e vimos um impacto bem positivo no alinhamento das equipes e, principalmente, nas entregas de cada área.

Na maioria das vezes queremos abraçar o mundo e priorizar inúmeras iniciativas, o que acaba sendo um grande erro!

Costumamos lidar bastante com as áreas de contencioso dos escritórios de advocacia e podemos afirmar que a maioria possui grandes dificuldades na hora de priorizar iniciativas e, em alguns casos, nem sabem quais são os objetivos principais do escritório.

Há algumas semanas atrás visitamos alguns dos nossos principais clientes para compartilhar o que hoje chamamos de Programa de Treinamento JUSTTO, que é uma metodologia própria que desenvolvemos ao longo de muitos anos trabalhando com resolução de disputas.

O nosso programa de treinamento é composto por: (i) Gestão de Pessoas; (ii) Metodologia de trabalho (OKRs); (iii) Estratégias e técnicas de negociação; (iv) Tecnologia.

Retomando… Durante a apresentação do método para nossos clientes, percebemos uma grande abertura com relação às OKRs, o que deixou o pessoal com um gostinho de quero mais sobre o assunto. Planejamento e gestão para escritórios de advocacia não precisa ser um desafio e vamos mostrar porque você precisa usar as OKRs no dia a dia.

Mas antes…

O que são as OKRS?

“Utilizadas por grandes empresas de tecnologia, como o Google, as OKRs são um sistema de definição de metas, que visa cumprir o alinhamento e engajamento de todos em torno de metas que sejam mensuráveis.”

Apesar de possuir um conceito extremamente simples e, também, parecer uma metodologia de execução simples, na hora de pôr em prática é muito comum surgirem algumas dúvidas e confusões.

Trazendo um pouco de clareza sobre o significado das siglas, OKR quer dizer “Objetivos e resultados-chave”.

  • Objetivos: mostrar qual será o foco da empresa durante os próximos meses (seja dividido em trimestres ou semestres).
  • Resultados-chave: a maneira de comprovar como os objetivos definidos pela empresa serão atingidos.

Em termos práticos e visuais, uma estrutura de OKRs funciona da seguinte maneira:

E como falamos dos objetivos e resultados-chave acima, podemos ver na imagem que existem passos anteriores, que são: (i) Missão e (ii) Visão, dois elementos extremamente importantes para as OKRs.

  • Missão: Objetivo inspiracional e motivador. Sendo assim, a Missão não deve ser mudada constantemente, o ideal é que seja projetada entre 3 a 5 anos para frente.
  • Visão: Meio de mensurar se estamos alcançando a nossa missão.

Semelhante com objetivos e resultados-chave, não?

A grande “sacada” das OKRs é que a metodologia envolve todos da empresa. Além disso, os objetivos devem ser definidos tanto de cima para baixo, quanto de baixo para cima. Por fim, devem ser de longo prazo, médio prazo e curto prazo.

No planejamento e gestão para escritórios de advocacia as OKRs ajudariam muito as equipes entenderem para onde a empresa quer ir. Também traduz isso para os seus trabalhos em níveis de áreas, equipes e indivíduos.

Ps: Para ver um exemplo pronto de OKR, clique aqui!

Benefícios das OKRs na gestão do escritório de advocacia

Já comentamos em nosso blog que o modelo tradicional de gestão dos escritórios de advocacia está ultrapassado e que é necessário entender os impactos da tecnologia e se adaptar.

Uma metodologia de trabalho que proporcione direções claras e agilidade é essencial! Por esse motivo, optar pelas OKRs pode ser um grande passo para uma boa gestão do seu escritório.

Confira aqui alguns benefícios:

  • Transparência: todos podem e devem ter acessos as OKRs da empresa. Sendo assim, os sócios e gestores serão responsáveis por comunicar abertamente qual é a direção que a empresa irá seguir, o que facilita o alinhamento de todos.
  • Simplicidade: trabalhar em cima de objetivos e resultados-chave é o que torna a metodologia fácil de acontecer, além de engajar facilmente todas as pessoas do escritório.
  • Metas claras: quando se tem noção da direção que a empresa irá tomar, definir as metas se torna uma tarefa menos árdua. Porém, não se deixe enganar, se suas metas são alcançadas 100% todas as vezes, é por que elas estão muito fáceis, é necessário ter ousadia na hora de defini-las.
  • Mensuração de resultados e não de esforços: muitas empresas e escritórios que estão presas ao modelo tradicional de gestão, costumam olhar para o esforço empenhado por um colaborador e não pelos resultados que ele entrega. Afinal, isso é algo que muda quando se adota um modelo ágil de gestão, é fundamental olhar para os resultados, afinal só esforço não é garantia de retorno.

Erros que você deve evitar para ter sucesso

Assim como todas metodologias de trabalho, existem alguns pontos de atenção que devemos levar em consideração para realizar um planejamento eficiente do seu escritório de advocacia.

Como já trabalhamos com a metodologia há algum tempo aqui na JUSTTO, sinto o dever de compartilhar esses pontos de atenção para que você tenha sucesso com as OKRS em seu escritório de advocacia:

  • Utilizar OKRs como lista de tarefas: esse é um dos erros mais comuns que as empresas cometem quando começam a trabalhar com a metodologia, o ideal é que você utilize as okrs para mensurar valor que está sendo agregado e não entrega de tarefas.
  • Não realizar o alinhamento das OKRs: um dos grandes objetivos das OKRs é que a empresa esteja alinhada em relação a direção que a empresa irá seguir. Por isso, se você definir as suas OKRS de forma isolada, estará cometendo esse erro.
  • Exagerar na hora de criar OKRs: o ideal é que sejam definidas poucas OKRs, entre 3 e 5, passando disso você encontrará muitas dificuldades para realizar as entregas além de não conseguir fazer um acompanhamento eficiente.

Cadência de OKRs – Como fazer o acompanhamento

Quando realizamos o planejamento estratégico de uma empresa ou elaboramos um plano de negócios, sempre levamos em consideração 3 fatores: (i) Objetivos de longo prazo; (ii) Objetivos de médio prazo e; (iii) Objetivos de curto prazo. Esses fatores nos permitem a visualização clara das etapas do planejamento.

Com as OKRs funciona da mesma forma, assim como a imagem acima ilustra.

  • Longo Prazo: A missão e a visão da empresa são estipuladas em um período de 3 a 5 anos e, como comentamos no início do texto, elas não devem mudar constantemente durante esse período, mas sempre devem ser revisitadas.
  • Médio Prazo: serão definidos os objetivos estratégicos da empresa que indicarão se estamos ou não nos aproximando da missão e visão da empresa (o seu objetivo principal), seus ciclos costumam durar aproximadamente 6 meses. Importante reforçar que esse objetivos devem ser alinhados com as equipes para que haja o alinhamento.
  • Curto prazo: Esse é o momento das equipes se reunirem e decidir como irão contribuir para que as OKRs estratégicas sejam atingidas, isso será traduzido nas OKRs táticas e que possuem uma duração de 3 meses. Por fim, uma observação importante: as OKRs precisam se “cruzar” para que haja uma compreensão de como as áreas da empresa irão contribuir umas com as outras.

Conclusão

E aí, o que você achou da metodologia de OKRs (Objetivos e Resultados Chaves)?

Talvez você não seja um escritório que está enfrentando desafios em seu planejamento e gestão, e esteja obtendo sucesso com a sua metodologia de trabalho atualmente.

Porém é sempre importante olhar para os modelos inovadores de planejamento e gestão que são utilizadas por empresas que estão obtendo um alto crescimento de mercado. Afinal, se inspirar em outros modelos de negócios que não estejam relacionados ao mercado jurídico é importante para encontrar diferenciação frente a concorrência e gerar valor para os colaboradores e clientes do seu escritório.

As OKRs tem se mostrado uma metodologia muito eficiente aqui na JUSTTO e sua efetividade é comprovada, pois a mesma suportou o crescimento de empresas como o Google, LinkedIn, Spotfy e etc.

Não se engane, a metodologia não se limita apenas para empresas de tecnologia e seu escritório pode fazer bom uso e obter ótimos resultados através dela.