Saiba mais sobre como fazer a gestão do tempo para escritórios de advocacia para obter mais produtividade e melhores resultados.

A rotina dos escritórios de advocacia é composta por frentes como atendimento ao cliente, acompanhamento de processos, captação e fidelização, controle de prazos, entre outras. O cumprimento de tudo isso é essencial para a eficiência do negócio. Por isso, encontrar maneiras de otimizar a gestão do tempo para escritórios de advocacia é fundamental para tornar o dia a dia menos desgastante, eliminar gargalos e erros e reduzir a pressão e a sobrecarga dos advogados.

Embora implementar essa estratégia possa parecer algo complicado, seguindo algumas boas práticas e dicas, é possível realizar as demandas de forma mais ágil, tomar decisões mais assertivas e otimizar atividades administrativas para preservar as oportunidades, os clientes, os prazos e o bem-estar coletivo. A seguir, confira como fazer a gestão do tempo no seu escritório.

A importância de uma boa gestão do tempo para escritórios de advocacia

Se tempo é dinheiro, ser capaz de fazer a gestão do tempo significa administrar um escritório de forma a torná-lo mais lucrativo e eficaz.

O conhecimento dos advogados vai muito além do direito; saem na frente aqueles profissionais capazes de elencar as prioridades de forma a cumprir prazos e atender o volume de processos.

Portanto, é necessário adotar soluções que proporcionem a gestão do tempo empregado nas atividades diárias e que tornem a rotina mais prática e produtiva, permitindo fazer mais (e melhor) em um único dia. Isso resulta em um escritório mais eficiente, produtivo e com melhores resultados.

Os vilões do tempo: quais são e de que forma eles prejudicam os processos nos escritórios?

Algumas atividades diárias são fundamentais para os escritórios de advocacia, mas elas demandam tempo e “roubam” espaço na agenda que poderia ser convertido na conquista e fidelização de clientes e em outras atividades importantes para a saúde financeira do negócio.

Além disso, alguns hábitos, comportamentos e atitudes que parecem inofensivos podem ser verdadeiros vilões da gestão do tempo para escritórios de advocacia.

Conheça alguns gargalos que podem estar afastando o escritório de uma gestão do tempo eficiente: 

  • Busca manual de processos;
  • Tarefas administrativas orientadas por incontáveis planilhas;
  • Falta de organização;
  • Não utilização da tecnologia como facilitadora da rotina;
  • Sobrecarga de trabalho.

Dicas de gestão do tempo para escritórios de advocacia

Fazer a gestão do tempo para escritórios de advocacia não significa programar cada detalhe, ficar totalmente livre de surpresas e ser capaz de controlar tudo. Significa entender o tempo disponível e a melhor forma de usá-lo para obter mais produtividade e qualidade nos serviços prestados e na entrega das atividades dentro dos prazos. 

Conheça, a seguir, 5 estratégias para colocar em prática no seu escritório:

1. Faça mapeamento e padronização dos processos 

Uma boa gestão do tempo para escritórios de advocacia começa com a compreensão de como os processos internos são atualmente executados. É preciso conhecer detalhes e estabelecer a padronização de atividades para torná-las de conhecimento de todos e, portanto, mais administráveis.

Uma forma de fazer isso é desenhar os fluxos de trabalho e determinar como tudo deve ser feito para que o escritório ganhe mais produtividade e assertividade, eliminando atrasos, tempo ocioso, retrabalho e falhas de integração.

2. Organize as atividades e priorize tarefas

Conhecer o que engloba a rotina da equipe facilita a gestão do tempo para escritórios de advocacia. Portanto, após elencar as atividades relacionadas à administração do escritório e dos processos, é possível organizar prioridades. Afinal, se todas as demandas têm o mesmo senso de urgência, fica complicado entender o que fazer primeiro, não é mesmo?

3. Seja pontual nos prazos e compromissos

Se há algo capaz de tornar a rotina de um escritório de advocacia um caos são os prazos processuais. Seguir o cronograma deles e dos demais compromissos, de acordo com a urgência que lhes foi atribuída é a garantia que o escritório estará sempre em dia com os seus prazos.

4. Evite a procrastinação

A procrastinação afeta negativamente a produtividade. Faz parte da natureza humana priorizar as atividades mais simples e adiar aquelas menos prazerosas.

Mas isso pode se tornar um grande problema na gestão do tempo da equipe. Por isso, é fundamental eliminar as fontes de distração, manter o foco, estimular a concentração e os tempos de descanso entre os períodos laborais.

5. Adote tecnologias que contribuam para a automatização e otimização de demandas

No ramo jurídico, a tecnologia é uma valiosa aliada sob diversos aspectos. Afinal, o grande volume de documentos, os dados de clientes e prazos dos processos jamais devem ser perdidos ou atrasados.

Esse controle, quando feito de forma manual, torna-se moroso, suscetível a erros e à perda de tempo. Portanto, a automatização pode trazer diversos ganhos.

Além disso, o BI surge como um poderoso recurso para obter melhores insights e cruzamento de dados na hora de analisar toda a operação, sendo capaz de auxiliar em tomadas de decisões rápidas e precisas, melhorando os resultados e a produtividade na gestão de tempo das equipes administrativas e dos advogados.

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