A desorganização pode drenar os resultados individuais e do negócio. Veja dicas para organizar sua rotina e a da equipe do escritório.

Organizar sua rotina em um escritório de advocacia é uma iniciativa essencial para ter times e um negócio de alto desempenho. Sendo assim, quando você ou um membro da equipe perde um documento em uma pilha de papéis ou gasta muito tempo procurando arquivos de clientes, por exemplo. Dessa forma, há desperdício e perda de produtividade e eficiência que podem drenar os resultados do escritório.

Para evitar esse cenário, confira as dicas de como organizar sua rotina individual ou de equipes no escritório de advocacia.

1. Para organizar sua rotina, comece organizando seu ambiente de trabalho

De acordo com a CNN Money, pesquisas mostram que perdemos uma hora produtiva diariamente por conta da desorganização. Sendo assim, essa poderia ser uma hora valiosa para concluir o trabalho faturável de um cliente do escritório e para gerar valor para o negócio. 

Portanto, tenha em mente que seu espaço de trabalho precisa trabalhar para você. Então, experimente colocar documentos soltos em seus arquivos apropriados, reúna os arquivos nos quais você não está trabalhando ativamente e coloque-os em seu devido lugar. Afinal, se você precisar deles mais tarde hoje ou amanhã, considere o uso de um rack de arquivos de mesa que contenha apenas alguns documentos ou arquivos para fácil acesso.

2. Trabalhe com listas e priorizações

Uma das melhores formas de estabelecer prioridades para o dia, semana, mês ou ano é anotá-las. Sendo assim, elaborar e usar listas é a base de qualquer sistema de produtividade eficaz. Afinal, você simplesmente não pode esperar manter tudo em sua mente, isso irá sobrecarregá-lo e levar a esquecimentos e a mais desorganização.

Para começar, você pode trabalhar com duas listas: uma lista “macro” para grandes objetivos e responsabilidades (como criar um plano de marketing para o escritório), com metas desmembradas com atividades necessárias para concluir esses objetivos, e outra “micro” com tarefas rotineiras e diárias que precisam ser priorizadas.

3. Utilize tecnologias que possam ajudar a organizar sua rotina e a do escritório

Os advogados acabam realizando muitas tarefas rotineiras que poderiam ser automatizadas. De acordo com um relatório da McKinsey, 23% das tarefas executadas por advogados em todo o mundo podem ser facilmente automatizadas com o uso da tecnologia.

E isso não só ajuda a organizar sua rotina, liberando sua agenda e sua mente para se envolver em atividades de maior valor agregado, como também permite que o escritório atenda mais casos e eleve sua produtividade e rentabilidade. 

Além da automatização, a digitalização de documentos apresenta uma série de vantagens. Desde a facilidade de acesso de qualquer lugar e a qualquer hora (o que é essencial para o trabalho remoto), até a geração de relatórios, facilidade de pesquisa e mais organização e centralização dos documentos, elevando, ainda, a segurança e a eficiência. 

4. Estabeleça metas e objetivos

As metas são atividades a serem desenvolvidas para você alcançar um objetivo. E, para serem eficientes, devem ser SMART: S (específicas), M (mensuráveis), A (atingíveis), R (relevantes) e T (temporais).

Com o conjunto de metas desdobradas a partir de seus objetivos prioritários, ficará mais fácil organizar sua rotina e ter foco nas conquistas almejadas para o escritório.

5. Crie padronizações

Os padrões podem ajudar a organizar sua rotina, a economizar tempo e a ter o mesmo nível de qualidade nos processos independentemente de quem os execute. Por isso, uma boa prática é desenvolver padrões operacionais (POs) para seus principais processos, documentando como eles devem ser realizados. 

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