Confira dicas para ajudar a otimizar o fluxo de trabalho e os resultados de sua equipe que atua no home office.

O home office é uma realidade que veio para ficar. No entanto, apesar de ser um modelo de trabalho mais flexível, para que ele funcione bem para todas as partes, é fundamental encontrar formas de otimizar o fluxo de trabalho da equipe que atua remotamente.

Essa iniciativa é importante para agir preventivamente e evitar problemas como a queda de produtividade, atrasos, desmotivação, falta de engajamento e outros. E, para ela ser bem-sucedida, uma das chaves é manter o foco não exclusivamente em cada colaborador, mas no fluxo de processos. Isso é importante para evitar sobrecargas e desbalanceamentos de tarefas e priorizar os resultados do escritório como um todo.

Continue a leitura e confira outras boas práticas para manter o rendimento e a eficiência e otimizar o fluxo de trabalho de sua equipe no home office.

1. Comunicação é fundamental para otimizar o fluxo de trabalho remoto

Muitos gestores acabam endereçando erroneamente problemas como queda de produtividade no trabalho remoto à falta de controle e monitoramento presencial. Entretanto, muitas vezes, a raiz disso costuma estar na falta de alinhamento, clareza e informação. Tudo isso pode ser melhorado para otimizar o fluxo de trabalho com uma comunicação mais eficiente.

Para isso, deve-se manter canais de comunicação acessíveis e disponíveis para serem usados por todas as partes. Também é fundamental deixar claros os propósitos, os objetivos e as formas de acompanhamento e avaliação da equipe e de seus resultados.

Fazer reuniões virtuais em grupo e individuais, sempre que necessário, mantendo algum contato face a face, mesmo via internet, também ajuda a reduzir distâncias que levam a ruídos na comunicação e tornam-se bons momentos para feedbacks e realinhamentos.

Além de comunicar sobre questões operacionais, táticas e estratégicas do escritório, lembre-se de que é importante manter momentos mais descontraídos, que ajudem a manter o time integrado, e sempre comunicar mudanças e novidades primeiramente para a equipe e depois para o mercado.

Desse modo, tudo fica mais claro. Além disso, você mostra que há abertura para que o funcionário acione você ou outro membro sempre que precisar e que ele está sendo priorizado. Isso contribuirá para que todos sigam engajados, motivados e com a orientação necessária para entregar melhores resultados e otimizar o fluxo de trabalho.

2. Utilize ferramentas de fluxo de trabalho colaborativo

Uma maneira fácil de otimizar o fluxo de trabalho é adicionar transparência e facilidade de entendimento às tarefas e prazos de sua equipe.

Ferramentas de fluxo de trabalho colaborativo podem mostrar como diferentes prioridades estão sendo tratadas e tornar fácil e clara a delegação de tarefas de diferentes etapas de cada processo.

3. Adote tecnologias que contribuam para automatização e otimização de processos

Com o alto desenvolvimento tecnológico, há soluções de automação para muitas das tarefas mais demoradas de um escritório de advogados. Esse tipo de tarefa acaba ocupando boa parte das horas produtivas dos colaboradores, não agrega valor para o cliente e, ainda, pode deixar sua equipe desmotivada, abrindo margem para procrastinação.

Esse é o momento certo para avaliar: o que é possível automatizar para liberar os talentos de seu escritório para se engajarem em um trabalho estratégico mais importante?

Por exemplo, sua equipe está perdendo muito tempo produzindo relatórios gerenciais? Ou fazendo análises de dados que poderiam facilmente ser feitas com mais rapidez e eficiência com uma plataforma de dashboards? Fazer o time sheet está consumindo muito tempo sem uma boa ferramenta?

Também é importante considerar soluções que possam funcionar juntas, ajudando a manter a fluidez dos processos e das informações. O escritório talvez já trabalhe com um ERP em nuvem, portanto, é importante cercar-se de tecnologias que possam ser integradas a ele para tornar acessíveis às informações necessárias, sem redundâncias e ajudando a otimizar o fluxo de trabalho com eficiência e consistência.

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