Descubra o que é a Advocacia Enxuta e como aplicá-la em seu escritório.

A metodologia Lean (Enxuta) originou-se com o Sistema Toyota de Produção, que revolucionou a fabricação de bens físicos. De lá para cá, diante de seus benefícios, ela começou a ser aplicada também em outras áreas. A Advocacia Enxuta é um exemplo disso.

Continue a leitura e descubra mais sobre essa metodologia e como utilizá-la no seu escritório para obter melhores resultados. 

O que é a metodologia Lean?

A metodologia Lean não é um conceito novo, mas sua aplicação moderna para negócios, como os escritórios jurídicos, está em constante evolução. Antes que o Lean fosse conhecido como uma metodologia de negócios, era uma abordagem ao processo de manufatura.

Em essência, Lean é uma metodologia de negócios que promove o fluxo de valor para o cliente por meio de dois princípios norteadores: melhoria contínua e respeito às pessoas.

O Lean mantém seu domínio na manufatura, mas também encontrou novas aplicações no trabalho do conhecimento, ajudando empresas em todos os setores a eliminar desperdícios, melhorar processos continuamente e impulsionar a inovação.

Dicas para aplicar a Advocacia Enxuta em seu escritório

A metodologia Lean consiste, basicamente, em analisar seus processos internos para realizar o trabalho jurídico e separar cada tarefa em duas categorias:

  • O que agrega valor ao cliente;
  • O que não agrega valor (e que, no sistema enxuto, é considerado desperdício).

Assim, o objetivo central da Advocacia Enxuta é remover o desperdício para focar os processos que agregam valor. E isso poderá ajudar a otimizar custos, qualidade e serviço ao cliente, focando na criação e entrega de valor e eliminando tudo o que não contribui para este objetivo.

A seguir, veja alguns passos básicos para começar a adotar a Advocacia Enxuta em seu escritório:

Mapeie processos 

Só é possível melhorar o que conhecemos e medimos. Por isso, é preciso começar mapeando processos e cada uma de suas tarefas, etapas, responsáveis envolvidos, além de materiais e tempo demandado em sua execução.

Para isso, você pode utilizar desde planilhas eletrônicas até tecnologias de gestão jurídica — sendo essas mais completas, ágeis e eficientes para esse trabalho. 

Padronize processos

Depois de descobrir como cada coisa é feita no escritório, é hora de identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Após estabelecer com a equipe as melhores práticas, formalize tudo para que elas sejam feitas seguindo essas diretrizes de forma padronizada. 

Você poderá criar padrões operacionais, formulários, listas de verificação e outros instrumentos para apoiar as tarefas da equipe e garantir a conformidade e reduzir erros.

Analise também onde a adoção da tecnologia de gestão pode ajudar no gerenciamento e conformidade dos processos, como automatizar tarefas redundantes e garantir que os advogados trabalhem apenas nas tarefas mais complexas e estratégicas, delegando questões mais operacionais.

Elimine desperdícios

Os desperdícios podem estar desde uma rotina orientada à impressão de documentos até a questões burocráticas do escritório, um layout mal distribuído, entre outros fatores que fazem com que se perca tempo, dinheiro e se desperdice materiais. 

Outras causas comuns de desperdícios em escritórios jurídicos são:

  • Muitos funcionários envolvidos em uma determinada etapa;
  • Muito tempo perdido em comunicações não essenciais ou descentralizadas (que poderiam ser feitas com uma tecnologia de gestão de modo mais eficiente, direto e claro);
  • Etapas redundantes ou desnecessárias nos processos internos.

Desenvolva e valorize seus funcionários

Aderir à Advocacia Enxuta não significa necessariamente cortar funcionários para reduzir custos; significa envolver seus parceiros e equipe no desenvolvimento dos processos e permitir que eles o aprimorem para criar valor para o cliente e reduzir desperdícios.

Assim, ao desenvolver seus funcionários — valorizando e agindo de acordo com suas contribuições e removendo obstáculos desnecessários para que eles possam fazer um progresso maior — você aumenta a motivação e a produtividade de sua equipe.

E isso poderá gerar mais receita para o seu escritório de advocacia, maior satisfação do funcionário e menor rotatividade (que representa um alto custo para as empresas).

Melhore continuamente seus processos 

Uma das maiores diferenças dos escritórios gerenciados tradicionalmente e os com Advocacia Enxuta é o foco na melhoria contínua de processos.

Esses se concentram em identificar as causas raiz de um problema e onde ocorreu uma falha no processo — e se ajustam de acordo para que não haja mais essa ocorrência. Para fazer isso, você pode utilizar o método dos Cinco Porquês.

Adote tecnologias para reduzir custos e elevar a eficiência

A inovação tecnológica é um excelente meio de criar mais eficiência, reduzir desperdícios, otimizar tempo e a entrega de valor ao cliente.

Assim, as tecnologias de gestão são grandes aliadas da Advocacia Enxuta, ajudando, ainda, a automatizar tarefas, reduzir burocracias e gerar diferenciais competitivos para o escritório.

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