Descubra o que é e como implementar uma cultura de preenchimento de dados em seu escritório ou departamento jurídico. Confira mais no texto abaixo!

Há a máxima de que os dados são o novo petróleo. Seguindo essa premissa, certamente, você não deseja desperdiçar um ativo tão valioso para a sua empresa, certo? É por isso que ter uma cultura de preenchimento de dados é uma base tão importante para o sucesso na advocacia.

Mas o que é a cultura de preenchimento de dados? Qual seu papel para um escritório ou departamento jurídico? Continue a leitura e compreenda mais sobre esse conceito.

O que é cultura de preenchimento de dados?

A cultura de preenchimento de dados é aquela voltada à extração do máximo de inteligência. Além de vantagens competitivas para os negócios jurídicos a partir de informações captadas. Afinal, o valor dos dados só é potencializado quando esses são coletados, preenchidos, cruzados e analisados para gerar insights. Também gera planos acionáveis e melhores tomadas de decisões.

Assim, preencher corretamente os dados coletados cria uma base qualificada e limpa, evitando dados incompletos, imprecisos e não confiáveis. Dessa forma, esses podem prejudicar o desempenho da equipe e do negócio.

Quais são os benefícios de adotar uma cultura de preenchimento de dados?

Por que os departamentos e escritórios jurídicos deveriam fomentar uma cultura de preenchimento de dados? A resposta curta é para alavancar valores, aumentar a produtividade, elevar a eficiência corporativa, melhorar a eficácia geral e sobretudo obter direcionamento para ampliar o poder de decisão em um mercado cada vez mais competitivo.

O volume de dados disponíveis está crescendo a cada segundo e está se tornando cada vez maior em suas informações. Mas disponível não quer dizer acessível, confiável e acionável.

Quando o preenchimento de dados em planilhas, sistemas, apps e outras ferramentas não é feito corretamente, perde-se o valor potencial de uso dessas informações para o sucesso jurídico.

Com isso, ter uma cultura de preenchimento de dados é ter uma cultura voltada à geração de valor, com foco em resultados, a partir de dados inseridos nas ferramentas com acuidade e qualidade, sendo acionáveis para uso em planejamentos, planos de ação, análises e tomadas de decisões. 

Como implementar a cultura de preenchimento de dados?

A implementação requer uma transição para que o escritório se torne uma organização orientada por dados e voltada ao preenchimento correto e estratégico das informações.

Entre as recomendações para fazer isso, podemos destacar: 

Supere as barreiras culturais

Em muitos departamentos e escritórios jurídicos, os processos e sistemas “legados” ainda estão em uso e os profissionais ainda utilizam as mesmas ferramentas e habilidades de nível legado.

Superar essas barreiras culturais é necessário para transformar uma cultura tradicional e não digitalizada em uma cultura voltada aos dados e ao seu preenchimento correto.

Estimule a alfabetização em dados

Criar e fortalecer uma cultura depende da aplicação consistente e frequente de comportamentos e ações no negócio jurídico. Sendo assim, no caso de uma cultura de preenchimento de dados é fundamental que seus colaboradores tenham o domínio necessário sobre o universo dos dados.

E isso começa com sua alfabetização em dados. Para que todos percebam o valor potencial de um dado de qualidade para o sucesso jurídico e como fazer o preenchimento dessas informações nos melhores parâmetros.

Treine os colaboradores para preencherem dados adequadamente

Para que o preenchimento dos dados ajude a gerar valor, criando um banco de dados completo, confiável e relevante, será importante atender a alguns critérios como:

  • Completude: o preenchimento deve ser completo. Por isso, se faltar alguma informação crucial, a integridade e a qualidade dos dados serão comprometidas.
  • Conformidade: o preenchimento de dados precisa ser feito a partir de um padrão definido por seu escritório ou departamento, em termos de formato das entradas, estrutura das informações, nomenclaturas e outros parâmetros.
  • Precisão: se os dados não forem precisos (considerando atualização, ortografia, acuidade, etc.), as análises e tomadas de decisões a partir deles poderão ser equivocadas. 
  • Consistência: se seu negócio jurídico utiliza mais de um sistema, é fundamental que haja a integração, de modo que o preenchimento de dados em uma ferramenta gere atualização no acesso a partir de outra solução ou, mesmo, por outro departamento. É essa integração que ajudará a gerar consistência e confiabilidade para seu banco de dados. 
  • Incentivo e orientação: é fundamental que o advogado e colaborador sejam orientados por seus gestores, a compreender qual é importância e os objetivos da empresa para obter tais informações. É esse conhecimento que o motivará a levantar e preencher os dados necessários.

Utilize o apoio de tecnologias

O preenchimento de dados pode ser feito de modo manual, mas, como vimos, isso pode levar a problemas na consistência, qualidade e confiabilidade das informações, além do tempo precioso a ser perdido.

Por isso, para criar e consolidar uma cultura de preenchimento de dados, utilizar o apoio da tecnologia é essencial, especialmente soluções que automatizam e tornem a coleta e a visualização dos dados mais facilitadas e que se integrem a outros sistemas utilizados em seu negócio.

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