Confira boas práticas para otimizar a gestão de prazos e de processos de seu escritório jurídico.

Em um escritório de advocacia, o controle de prazos e processos são elementos críticos para a eficiência do negócio. Por isso, otimizar a gestão de prazos é fundamental, de modo a evitar uma rotina desgastante, erros e decisões equivocadas diante da pressão por lidar com a cobrança de prazos.

E isso não abrange apenas os processos judiciais. Há diversos processos internos que incluem pontos como captação e fidelização de clientes, atividades administrativas e outras que precisam ser otimizadas para que não se percam prazos, oportunidades ou clientes.

A seguir, confira algumas boas práticas recomendadas para otimizar a gestão de prazos no seu escritório. Acompanhe.

1. Otimizar a gestão de prazos começa por mapeamento e padronização

Primeiramente, é importante conhecer em detalhes como os processos são executados atualmente. Se há variabilidades, é importante definir qual deverá ser adotada para padronizar e tornar os processos mais previsíveis e controláveis.

A partir disso, pode-se desenhar os fluxos de tarefas que formam cada processo, estabelecendo um P.O. (Padrão Operacional) a ser seguido para que tudo seja feito da melhor maneira.

Com isso, além de otimizar a gestão de prazos, tendo mais garantia de que eles não sofrerão atrasos e inconsistências, o escritório ganha em produtividade e eficiência.

Por exemplo, ao criar a padronização do que deve ser feito a partir do contato de um cliente em potencial ou do recebimento de um novo processo judicial, evita-se que a demanda fique parada, à espera de alguém lhe dar atenção — todos saberão o que deve ser feito, por quem e quando.

2. Melhoria contínua ajuda a otimizar a gestão de prazos e processos

O mapeamento e a padronização são o ponto de partida para otimizar a gestão de prazos. Entretanto, sempre é possível encontrar novas e melhores formas de executar cada demanda. Por isso, o foco na melhoria contínua é tão importante.

Para que essa cultura se instaure de forma mais efetiva, é recomendado estabelecer métricas de mensuração relacionadas a cada processo. A partir da análise da performance, fica mais fácil detectar gargalos e oportunidades de melhorias.

3. Delegação de tarefas é fundamental para o fluxo de processos do escritório

Muitos profissionais acabam centralizando tarefas e isso, no fim das contas, traz mais morosidade e atrasos nos processos internos do escritório. É importante que a equipe de advogados mantenha seu foco no core business e não acabe perdendo horas do seu dia com burocracias e tarefas mais administrativas.

Portanto, é importante que se instaure a prática da delegação dessas tarefas para otimizar a gestão de prazos e os fluxos produtivos do escritório.

4. Tecnologia é uma aliada

Nos negócios jurídicos, a tecnologia é um recurso valioso. Afinal, lida-se com um número grande de documentos, controles, processos e prazos que não podem ser perdidos ou atrasados.

Fazer isso manualmente é convite para uma série de erros e problemas. Além disso, a tecnologia ajuda a automatizar tarefas morosas e repetitivas, fazendo com que otimizar a gestão de prazos se torne algo mais fácil e rápido.

Nessas tecnologias jurídicas, também é possível controlar processos e indicadores via dashboards, delegar tarefas, gerar relatórios de desempenho, agendar notificações e diversas outras facilidades para tornar a rotina do escritório mais ágil e eficiente.

5. Uma boa comunicação ajuda a manter a eficiência e o cumprimento de prazos

Outro aspecto que deve ser considerado para otimizar a gestão de prazos é manter uma comunicação aberta e eficiente entre pares e com a equipe. Há softwares jurídicos que oferecem também funcionalidades de comunicação.

Independentemente da tecnologia jurídica adotada, ter espaço e canais para que todos possam enviar atualizações, colaborar e interagir sobre as tarefas, tirar dúvidas e fazer sugestões é essencial, especialmente em tempos de trabalho remoto.

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