Confira dicas de como aumentar a eficiência de um escritório de advocacia.

Aumentar a eficiência operacional é um dos principais desafios enfrentados pelos escritórios de advocacia atualmente. Esse incremento é fundamental em um negócio em que o sucesso depende do número de horas faturadas.

No entanto, o caminho para isso nem sempre é claro. Por isso, preparamos as dicas a seguir. Confira e obtenha insights de como aumentar a eficiência de um escritório de advocacia.

O que é e por que aumentar a eficiência do escritório de advocacia?

O consultor de empresas e de marketing John Fildes conceitua excelência operacional como a diferença entre execução ineficiente e saída otimizada em escala.

Outro conceito que é largamente utilizado define a eficiência como o tempo necessário para concluir uma determinada tarefa. 

Em um contexto de escritório de advocacia, ela pode referir-se ao tempo e esforço necessários para encaminhar um assunto desde a entrada até a fatura paga.

Naturalmente, quanto mais eficiente for um processo, melhor deverá ser o resultado final da empresa. E, no entanto, boa parte dos escritórios ainda peca nesse quesito. 

De fato, em um relatório do Thomson Reuters Institute, 74% dos escritórios de advocacia consultados afirmaram gastar muito tempo em tarefas administrativas. 

Com isso, aumentar a eficiência deve ser uma prioridade para os escritórios de advocacia serem mais produtivos, competitivos, prontos para o crescimento do negócio e para manterem uma margem de lucro líquido saudável.

Como aumentar a eficiência do seu escritório?

A seguir, conheça algumas boas práticas para aumentar a eficiência em negócios jurídicos.

1. Faça o monitoramento de processos e métricas

Muitos escritórios de advocacia não medem a eficiência de seus processos ou, mesmo, utilizam métricas para acompanhar com mais precisão o desempenho do negócio.

Entretanto, sabe-se que o que não é medido não pode ser melhorado. Portanto, um passo crucial é acompanhar de perto tudo o que é feito e como se executa os principais processos, buscando gargalos que possam ser otimizados para aumentar a eficiência.

Ainda, estabelecer e monitorar métricas e, a partir disso, buscar dados acionáveis para gerar melhorias e aprimorar o processo de tomada de decisões também é algo que exercerá um impacto na elevação da eficiência do negócio.

2. Modernize sua gestão de documentos

Uma gestão de documentos mais automatizada e moderna também contribuirá para aumentar a eficiência do escritório de advocacia.

Afinal, com muitas tarefas deixando de ser realizadas de forma manual e burocrática, haverá um incremento produtivo, o estabelecimento de um padrão, menos erros humanos e mais assertividade na rotina do negócio.

Ainda, atividades como a busca de documentos se tornarão muito mais ágeis, permitindo que o tempo da equipe e dos advogados seja otimizado.

3. Aprimore a sua gestão financeira

Para se manterem eficientes, relevantes e competitivas, as empresas devem abordar continuamente as muitas áreas em que as ineficiências tendem a surgir. Isso inclui a área financeira.

Afinal, se a entrada e saída de recursos financeiros não for bem planejada, executada e monitorada, poderá haver perda de lucratividade e de recursos para investimentos e melhorias no negócio.

Isso inclui desde o faturamento manual, que pode levar a problemas de fluxo de caixa, erros de fatura e faturas não cobradas, até a própria gestão financeira sem o uso de uma tecnologia própria.

Este tipo de solução permite o monitoramento ágil de todas as rotinas financeiras e pode ser integrado ao sistema de gestão jurídica, facilitando e tornando a rotina do escritório de advocacia mais produtiva, assim com as análises de dados, que se tornarão, praticamente instantâneas para uma tomada de decisões mais assertiva.

4. Utilize um software de tecnologia jurídica

Este tipo de ferramenta tem o potencial de revolucionar a maneira como escritórios de advocacia operam e inovam, podendo aumentar a eficiência e o lucro do negócio. 

De fato, conforme uma pesquisa global, a adoção de tecnologia ocupa o quarto lugar entre os principais desafios que os escritórios de advocacia enfrentam. 

Promover essa transformação digital, entretanto, é cada vez mais indispensável para se ter mais eficiência, produtividade e satisfação dos clientes e colaboradores.

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