Confira neste artigo as etapas que um advogado precisa seguir para garantir uma maturidade tecnológica de forma consciente e segura!

Com as constantes evoluções do mercado jurídico e principalmente das tecnologias cada vez mais presentes nestes segmentos, os advogados e gestores jurídicos sentem necessidade de se adaptar para atender as exigências de seus clientes e não trabalhar de forma ultrapassada. 

Sendo assim, para se adaptar a tanta inovação é necessário primeiramente entender o perfil e o momento em que seu negócio se encontra. Afinal, para que essa imersão à tecnologia não se torne uma frustração.

Iremos apresentar neste material as etapas que o escritório de advocacia ou departamento jurídico precisa seguir para garantir uma maturidade tecnológica de forma consciente e segura.

1.SISTEMA PARA MATURIDADE TECNOLÓGICA

O primeiro ponto é entender que a tecnologia está presente para apoiar a rotina e principalmente substituir as atividades burocráticas e repetitivas. Além disso, para que o profissional do direito ganhe tempo para executar o que realmente importa e exige seu conhecimento técnico. 

Se os registros ainda são realizados de forma manual por planilhas de Excel, é necessário se adaptar e buscar um sistema de gestão processual. Afinal, já temos mapeados no Brasil mais de 70 sistemas, que irão apoiar na estruturação das informações. 

As primeiras ações que podem ser tomadas são:

Se o escritório não tem um sistema, precisa de um. Isso pois é necessário manter as informações em um único local, onde todos tenham acesso para um melhor controle. Conforme seu negócio vai crescendo, os novos contratos com clientes vão surgindo e os prazos aumentando, acompanhá-los apenas no calendário não traz a segurança necessária.

Dessa forma, isso pode se tornar um risco grande para seu negócio, pois perder um prazo é coisa séria. Além dos prazos, a rotina de cadastros de demandas, andamentos, atividades realizadas pela equipe precisam estar compiladas e manter um padrão. Indo mais além é necessário cadastrar dados dos processos que podem facilitar a busca futura e trazer ao gestor uma segurança e padronização.

2. DADOS ESTRUTURADOS

A padronização, deve ser um ponto de atenção neste processo. Conhecemos muitos escritórios que não pensaram nisso na implantação de um sistema, e hoje encontram muitas informações duplicadas ou incompletas. E conforme o negócio vai crescendo este volume de dados incorretos vai trazendo insegurança para o gestor sobre o entendimento real da carteira.

Então criar uma documentação inicial de parametrização com personalização dos campos pode ajudar neste momento. Além disso, uma posição importante aqui é uma controladoria, além de procurar sistemas que automatizam estes registros conforme as OABs, bloqueiem o registro de dados duplicados e não aceite finalizar o cadastro sem os campos primordiais. Sendo assim, seguindo este processo é possível garantir que terá uma base de dados organizada e estruturada, evitando retrabalhos futuros.

3. EMISSÃO DE RELATÓRIOS

Só é possível pensar em relatórios depois que estes dois passos tenham sido implementados. Relatórios sem sistema não existem e relatórios sem dados estruturados trazem uma falsa realidade. 

Dessa forma, os relatórios são importantes para acompanhar demandas diárias como acompanhamento de prazos, prestação de contas para clientes e informações da operação, quanto maior seu negócio se torna, maior é a necessidade por relatórios.

4-ANÁLISES ESTRATÉGICAS PARA MATURIDADE TECNOLÓGICA

Quando o volume de relatórios passa a ser maior, a necessidade de cruzamento de informação também aumenta. Dessa forma, apenas dados operacionais não são suficientes é preciso também informações gerenciais. Por consequência, os questionamentos passam a aumentar e entender por exemplo, qual prazo foi cumprido ou não ao final do dia é superficial. 

Sendo assim, as perguntas passam a ser: Quais os motivos dos prazos pendentes? Quanto tempo este prazo demorar para ser cumprido? Ele está no prazo interno ou fatal? Quem cumpre prazos com mais agilidade? Como está a produtividade do meu time? Quanto tempo meus processos foram abertos ou estão parados sem movimentação? Qual área dentro do meu negócio vem crescendo mais? Que contrato está dando lucro? Qual o valor médio de condenação? Que cliente está inadimplente? Qual carteira é a mais lucrativa?

Estas são apenas algumas perguntas que o gestor jurídico tem em seu dia a dia. Essas perguntas ajudam a prestar contas de uma melhor forma a seus clientes e garantir uma eficiência no negócio. 

Os sistemas de gestão focam em entregar possibilidades de inserção de informações e geração de relatórios que vão apoiar nos dados operacionais do dia a dia. Para acompanhamento estratégico é preciso ferramentas que focam nesta entrega e completem seu sistema. 

O LawVision é um software de analytics e business intelligence criado para expandir as capacidades de análise dos principais softwares de gestão jurídica do mercado, conectando-se a seus bancos de dados e gerando análises ricas, visuais e interativas em temas jurídicos e financeiros. 

Um software proporciona uma gestão baseada em dados e não no “achismo”, com isso sua qualidade de tomada de decisão é muito mais assertiva, além da economia na geração de dados manuais. Ferramentas como esta também apoiam o relacionamento com cliente sendo um diferencial competitivo tanto de entrega como de prospecção. 

5. INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL, ROBÔS, PREDIÇÃO

Estes são importantes passos para que um escritório chegue cada vez mais perto de sua maturidade tecnológica, porém é necessário entender o momento exato de implementar essas ferramentas na sua realidade. Os passos anteriores são necessários para garantir a qualidade de sua informação, o entendimento real de sua carteira, a produtividade nos registros, para então pensar em informações externas como jurimetria de tribunais. 

Entender as tendências de julgados em cada tribunal é um ponto de extrema importância para um direcionamento, desde que o advogado já tenha um entendimento da sua realidade e como os seus processos estão performando. 

Robôs ajudam a automatizar informações para dentro do sistema, além de inserir dados de forma mais automática, facilitando assim a sequência dos cadastros e a otimização de grandes operações. Inteligência de petições automáticas vão apoiar sua equipe em uma entrega de volume onde os processos mantêm um padrão, aqui são criados históricos que fazem com as peças sejam automaticamente preenchidas conforme ações passadas, hoje temos diversas ferramentas que apoiam este processo. 

6. RESULTADOS PARA MATURIDADE TECNOLÓGICA

Por fim, quando o escritório consegue enquadrar todas essas tecnologia e facilitadores a sua gestão, ele começa a obter grandes ganhos, passa a acompanhar os resultados, entende a evolução de seu negócio e se os objetivos estão sendo atingidos.

Você já pensou o quanto os dados disponíveis no seu sistema de informações podem ajudá-lo a melhorar a gestão do seu negócio? 

Com o LawVision® você transforma os dados do seu sistema de gestão em informações valiosas, de forma muito fácil e intuitiva, com apenas alguns cliques! Tenha à sua disposição um poderoso sistema de business intelligence, capaz de gerar milhares de combinações possíveis, a um valor muito acessível. 

Responda questões complexas e obtenha mais resultados com menos cliques.Se você não sabe como começar, temos muitas perguntas e respostas, que vão revolucionar a gestão do seu negócio.

7. DATA DRIVEN   

O escritório que adquire de forma consciente tecnologias de apoio a sua gestão e sabe aplicá-las da melhor forma, com certeza trabalha com uma cultura data driven, que são: processos organizacionais orientado a dados é quando a empresa se baseia nisso para seu planejamento e tomada de decisão. 

A ferramenta LAWVISION irá entregar diversas informações úteis para que o gestor entenda se os dados estão sendo colhidos de forma correta, para que as informações sejam fiéis e confiáveis. Leva possibilidades ainda de cruzar informações diversas e de outros bancos de dados, cruzar com informações financeiras, tudo a ponto de levar ao gesto jurídico o entendimento real e claro de seu processo.

SAIBA MAIS SOBRE O ASSUNTO – DATA DRIVEN

O escritório de advocacia ou departamento jurídico que segue esta escada tecnologia e entende os passos e momento corretos para cada ferramenta conforme sua maturidade. Ele cresce com segurança e maior confiança em seu processo, sem gastos desnecessários ou retrabalho. É importante cada empresa avaliar seu momento atual, estudar as tecnologias presentes e entender como ela poderá somar ao objetivo do momento para que esta evolução seja consciente e segura, garantindo a eficiência que estas tecnologias podem trazer ao negócio jurídico. 

Se você tem interesse nesse tipo de inovação e tecnologia, conheça as soluções da LawVision e solicite uma demonstração gratuita.