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Gestão de Negócios Jurídicos

7 ferramentas essenciais para advogados exercerem Home Office

O trabalho em casa para os advogados é possível e pode ficar muito mais fácil com o uso das ferramentas corretas.

Por LawVision    |    Dia 23 de março de 2020
7 ferramentas essenciais para advogados exercerem Home Office

Cada vez mais se fala sobre as vantagens e desafios de adotar uma dinâmica home office. Apesar de o assunto ter se popularizado nos últimos meses, devido à necessidade de isolamento e distanciamento social, não é de hoje que as empresas estão notando os benefícios.

Para quem presta serviços, os benefícios incluem maior flexibilidade de horários, redução de deslocamento, mais horas de descanso e lazer. Isso, consequentemente, gera um aumento de produtividade.

Já para a empresa, evitam-se preocupações com a estrutura do ambiente, custos são reduzidos e há a possibilidade de contratar pessoas sem as limitações geográficas. 

Além disso, dados apontam que funcionários e funcionárias faltam, atrasam-se e adoecem menos devido à melhor qualidade de vida. Isso, de modo geral, ocorre pelos níveis menores de estresse e melhor capacidade de conciliar vida pessoal e profissional.

Em meios a tantas mudanças no meio social e prestação de serviços, advogados e advogadas estão no ritmo da adaptação também. 

Para profissionais ou empresas que estão migrando para a modalidade home office, contar com ferramentas para facilitar e administrar as demandas é essencial. Confira quais são as essenciais para advogados e advogadas trabalharem remotamente:

Quais as ferramentas essenciais para fazer home office?

Contar com a escolha de ferramentas adequadas para o home office é essencial para que o trabalho possa ser realizado. É fundamental lembrar que, presencial ou remotamente, a comunicação é a base do ambiente profissional.

No geral, é indispensável dispor de softwares de gestão que facilitem o diálogo, a entrega e produção, o acompanhamento e outras atividades do processo.

Se usar a tecnologia já é fundamental no trabalho presencial, quando se trata do home office, elas ficam ainda mais indispensáveis. 

A escolha vai depender do tipo de atividade, quantidade de pessoas envolvidas nos projetos e tipo de interação entre profissionais. Mas, para auxiliar na organização, algumas ferramentas essenciais são:

Aplicativo de comunicação e reuniões via internet

O trabalho remoto exige que a comunicação seja mais clara, objetiva e eficaz possível. As mensagens online podem ser um canal útil de comunicação, resolvendo demandas que são simples e podem, facilmente, ser solucionadas com algumas mensagens.

Algumas alternativas permitem criar canais oficiais, grupos e conversas diretas. Há opções online, usadas diretamente no browser, ou que podem ser baixadas no computador ou celular.

No entanto, apesar de as informações por e-mail ou mensagens escritas serem importantes para registrar e oficializar reuniões ou demandas, é importante manter a rotina de diálogos. Isso ajuda a esclarecer os pontos e compreender melhor os processos.

Para isso, é possível escolher aplicativos de videoconferência. Eles são capazes de criar salas de reunião, em que diversas pessoas podem participar, seja com vídeo (webcam) ou apenas por áudio. 

Além disso, algumas ferramentas permitem que as reuniões sejam gravadas ou até mesmo transmitidas ao vivo para não participantes. Isso torna a dinâmica bem útil para apresentações de propostas ou explicações.

Armazenamento online de dados (nuvem) 

Uma das vantagens de plataformas ou programas que armazenam na nuvem os documentos e arquivos de trabalho é a praticidade e facilidade. 

Usar esse serviço garante que todas as pessoas com quem as pastas foram compartilhadas terão acesso, independente se mudarem de computador ou acessarem de dispositivos móveis.

Além de gerar economia de memória, o armazenamento online reduz os riscos de que arquivos e documentos sejam perdidos ou corrompidos.

Edição colaborativa e em tempo real

Não importa se a tarefa demanda várias pessoas editando e produzindo juntas ou se ela é individual. Recorrer às plataformas e recursos de edição e produção colaborativa traz vantagens para as atividades. 

De modo geral, essa escolha dá mais segurança ao processo, logo que as alterações são feitas em tempo real, permitindo que todo o processo seja acompanhado. Também é mais fácil verificar edições ou alterações, bem como quem foi responsável por elas. 

Várias ferramentas são bem simples e trabalham online. Ou seja, sem precisar baixar nenhum programa é possível trabalhar em conjunto.

Agendas digitais e gestão de compromissos

Usar agendas online e aplicativos de gestão de compromissos é uma forma simples e bastante prática de organizar a rotina.

Há opções que podem ser usadas tanto em desktops quanto baixadas em celulares. E, para empresas, a vantagem é que muitos oferecem as opções de criar eventos, convidando integrantes de forma simples, além de avisar o dia e a hora com lembretes personalizados.

Além de reuniões e conferências, os aplicativos ou ferramentas que imitam uma agenda podem ser usados de forma individual também. 

Assim, cada pessoa faz suas marcações — que podem ser separadas por listas, dias, horas e até nível de importância — compartilhando ou não as informações.

Recurso para monitoramento de tempo

Recorrer aos softwares ou programas de monitoramento de tempo são formas mais simples, seguras e versáteis de acompanhar o trabalho e a produtividade, seja coletiva ou individualmente.

A gestão de tempo dentro no campo da advocacia é fundamental para obter bons resultados. Seja para quem lidera equipes ou para quem vai executar tarefas, ter uma visão analítica do tempo demandado em cada tarefa é essencial. 

Por isso, o ideal é escolher ferramentas capazes de serem personalizadas, adaptáveis e que assistam às demandas de profissionais de advocacia.

Algumas podem, inclusive, fazer análises precisas, identificando quais etapas estão tomando mais tempo, automatizando processos e operacionalizando tarefas que, antes, lentificavam o andamento.

Com relatórios gerados e análises inteligentes, com base em dados, ferramentas de monitoramento aprimoram os processos e geram melhores resultados.

Assinatura eletrônica e verificação digital

Programas de assinatura digital são ferramentas para autenticar a assinatura de documentos de forma digital, sempre que houver a necessidade, mas com a facilidade de não demandar deslocamento físico. 

Para advogados e advogadas, contar com esse serviço é fundamental em uma rotina home office ou mesmo na empresa. 

Vale destacar que as assinaturas têm autenticidade e validade jurídica garantida pela MP 2.200-02. Por isso, além de ser mais simples, as plataformas contam com certificados de segurança, que assegura a integridade dos processos. 

Isso tudo de forma mais econômica e rápida, logo que evita deslocamentos.

Gestão de processos e acompanhamento de tarefas

Ter uma visão ampla e aproximada dos projetos e atividades é fundamental para a gestão de qualquer processo. Por isso, líderes devem ter pleno conhecimento e controle sobre as ações que ocorrem no dia a dia. 

Uma maneira simples de proporcionar isso é por meio da adoção de ferramentas para a gestão de processos. Normalmente, plataformas, aplicativos ou ferramentas de gestão contam com filtros, geradores de relatórios e status de atividades individuais e coletivas. 

É possível delegar tarefas, adicionar membros, redistribuir demandas e coordenar tudo com mais agilidade e simplicidade. 

Mesmo o armazenamento de grandes volumes de dados de transição é simplificada, sendo mais segura. Então, a otimização dos processos gera economia de tempo, o que melhora a produtividade de toda a empresa.

Software LawVision: controle da dashboards

O controle de dashboards se mostra, cada vez mais, o futuro da advocacia digital. Otimizar processos, melhorar a produtividade, reduzir gastos de tempo e simplificar tarefas são as funcionalidades da LawVision. 

Apostando em armazenamento facilitado de dados, cruzamento de informações e personalização para as demandas de cada empresa, a LawVision aposta na melhor relação entre clientes e advogados(as).

Isso tudo proporcionando atendimentos mais ágeis, simples e especializados, otimizando as atividades de advogados e advogadas, revolucionando a gestão. seja presencial ou remota.

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