Quais são as boas práticas que fazem a diferença na maneira como você faz a gestão de um escritório de advocacia? A lista de possibilidades é enorme, mas nem sempre esses conselhos entram em pauta nos escritórios brasileiros.

É cada vez maior o número de profissionais do Direito e gestores que procuram alternativas como softwares para escritórios de advocacia e metodologias de trabalho feitas sob medida para esses profissionais. Como resultado, o setor passa por uma modernização e adquire um grau de produtividade inimaginável até então.

Mas quais são essas boas práticas? Que métodos você pode considerar para uso no seu escritório? Listamos aqui 5 maneiras de fazer a gestão de tarefas em um escritório de advocacia.

1. Defina as tarefas prioritárias (e quem irá executá-las)

“Quando tudo é importante, nada é importante”, já diz o ditado popular. Essa é uma das premissas básicas que deve constar no planejamento de tarefas. Elencar quais são as tarefas prioritárias e quais são as pessoas ou equipes que ficarão responsáveis por executá-las é o primeiro passo.

Quando os colaboradores têm uma noção clara daquilo que precisa ser feito, há uma espécie de garantia que o mínimo necessário sempre será entregue. Sendo assim, escolha bem quais são as tarefas fundamentais e cuide para que elas sejam executadas a contento dentro dos prazos estabelecidos.

2. Dê atenção especial aos seus clientes

Por mais que um escritório de advocacia oriente os seus clientes quantos aos prazos e processos, ainda assim eles podem ter dúvidas e farão contato sempre no momento que for mais conveniente para eles. Nem sempre será possível atendê-los de imediato, mas há que se garantir que terão retorno em breve.

Direcionar o atendimento para canais específicos é um bom caminho. Além disso, determine horários e responsáveis para atender essas demandas todos os dias, garantindo que os envolvidos capazes de dar as respostas necessárias possam atender os clientes em no máximo um ou dois dias úteis.

3. Automatize as tarefas de rotina

Nem todas as tarefas requerem a presença constante de alguém executando-as. Quando falamos dos aspectos financeiros e tributários do negócio, softwares para escritórios de advocacia podem suprir com facilidade essas demandas. Além disso, eles também podem se tornar um diferencial competitivo.

A automação de certas rotinas, diferentemente do que se imagina, não serve apenas para reduzir postos de trabalho. O ideal é que os profissionais envolvidos nessas funções passem a ter um papel mais analítico do que operacional, atuando de forma segura nos processos de tomada de decisão.

4. Não deixe de lado o marketing jurídico

O processo de captação de novos clientes em um escritório de advocacia é algo que não deve ser relegado a segundo plano. Por ter características bastante peculiares, esse é um tipo de negócio que depende de uma constante entrada de novas demandas – e cabe ao marketing encontrar os caminhos ideais para conversar com o público.

Seja a sua equipe de marketing interna ou terceirizada, é preciso estar atento à essas necessidades, com reuniões semanais e análise de resultados de captação, de forma a definir os rumos de investimentos do negócio. Organize-se para que essa questão não seja resolvida apenas “quando sobrar tempo”.

5. Terceirize serviços fora da atividade-fim

A sua empresa não precisa cuidar de absolutamente tudo para que as coisas saiam do jeito esperado. Em muitos setores, é possível terceirizar as funções, obtendo-se menores custos aliados a uma maior eficácia. Dois exemplos disso são as áreas de comunicação e limpeza.

No primeiro caso, as divulgações requerem uma equipe multidisciplinar, com jornalistas, publicitários e especialistas em mídias sociais, um custo alto para ser mantido por escritório – e nem sempre com demanda suficiente de trabalho. Já no caso dos profissionais de limpeza, a diminuição dos custos trabalhistas e a garantia de que sempre haverá um profissional disponível são fatores que pesam a seu favor na hora de organizar as finanças do escritório de advocacia.