Fazer mais com menos. Tornar uma empresa mais produtiva é o objetivo principal de todo gestor e entre os escritórios de advocacia não poderia ser diferente.

Fazer mais com menos. Tornar uma empresa mais produtiva é o objetivo principal de todo gestor e entre os escritórios de advocacia não poderia ser diferente. A boa notícia é que a cada dia que passa aumentam as possibilidades em termos de soluções para a gestão eficiente de escritórios de advocacia.

Além de dicas e estratégias pontuais que podem ser aplicadas no dia a dia, o uso de ferramentas de gestão apropriadas para esse nicho de mercado são armas que podem fazer a diferença. Automatizar tarefas e aumentar o número de informações disponíveis para a tomada de decisão são meios inteligentes de se atingir esse objetivo.

Nesse artigo, elencamos cinco maneiras de como aumentar a produtividade em um escritório de advocacia, independentemente do tamanho da sua equipe.

1. Estabeleça metas de desempenho

Assim como em qualquer outra empresa, dentro de um escritório de advocacia os profissionais das mais diversas áreas precisam ter metas de desempenho para perseguir. Essas metas devem ter prazo definido e antes que elas sejam estabelecidas é preciso checar se as condições de trabalho disponibilizadas são suficientes para atingi-las.

As metas de desempenho devem ser subdivididas em opções de curto, médio e longo prazo. Além disso, é possível classificá-las ainda em individuais e coletivas. Atente-se também ao fato de que ao atingir os resultados esperados os colaboradores devem ser recompensados. Benefícios atrativos não se limitam a bonificações em dinheiro: dias de folga, jantares ou participação em eventos são algumas das formas de agradecê-los pelo empenho.

2. Use softwares de gestão

Uma das principais vantagens da tecnologia é o fato de ela automatizar uma série de tarefas que antes demandavam muitas horas dos colaboradores. Softwares como o LawVision, por exemplo, permitem reduzir o tempo gasto nas atividades e ter acesso em tempo real a relatórios detalhados de desempenho.

Quando as equipes passam menos tempo alimentando plataformas e dispõem de prazos maiores para se dedicar à análise dos dados, a tendência é que as decisões passem a ser mais assertivas. Com melhor embasamento e mais tempo de reflexão, diminuem as chances de erro e as taxas de retrabalho. A eficiência é um dos pontos-chave para o aumento da produtividade.

3. Invista no relacionamento com o cliente

Nem todos os bons profissionais de advocacia são especializados em conversar com o cliente. Essa é uma dificuldade que os bacharéis em Direito não conseguem sanar apenas com o conhecimento aprendido na faculdade. Muitas vezes, é preciso fazer cursos extras para se adaptar às exigências do mercado.

Sendo assim, prover treinamento em atendimento para os seus colaboradores pode ser uma boa alternativa. O bom atendimento é essencial antes da instauração do processo, durante a tramitação e mesmo após o trânsito em julgado da sentença. Estabelecer uma comunicação faz com que o diálogo entre o escritório e o cliente flua, resultando em uma ótima avaliação ao final do contrato.

4. Organização acima de tudo

Nem todos os profissionais realizam um mesmo trabalho de forma similar. Alguns são mais eficientes em sua execução enquanto outros se perdem se não tiverem uma espécie de check-list por perto. Para padronizar o trabalho, o melhor a se fazer é recorrer à documentação das metodologias de trabalho.

Esse alto grau de organização permite que mesmo um funcionário novo possa se familiarizar com as rotinas da empresas em poucas semanas. Da mesma forma, os profissionais da sua equipe podem estabelecer backups imediatos capazes de resolver problemas de forma mais rápida e autônoma.

5. Seja objetivo em reuniões e apresentações

Reuniões empresariais são consideradas “um mal necessário” do mundo dos negócios. Para que elas demandem menos tempo, é preciso que os responsáveis pela pauta sejam objetivos. Avisar com antecedência os participantes sobre os assuntos que serão tratados é um bom caminho, pois os colaboradores já chegam para a reunião com sugestões pré-definidas.

Respeitar horários de término e fim das reuniões é igualmente importante. Evite discussões vagas e não pertinentes ao tema tratado. Por fim, não mantenha uma rotina de reuniões apenas por manter. Pondere sobre os assuntos que serão debatidos: se a questão puder ser resolvida com um e-mail, não postergue-a e prefira a alternativa online.

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Fazer a gestão eficiente de escritórios de advocacia pode ser trabalhoso, mas é essencial para o crescimento da do negócio. Planejamento e organização são fundamentais para quem quer ir mais longe.